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Política de Privacidad

 Presentación

 

HAYS COLOMBIA S.A.S (“HAYS”), sociedad domiciliada en la Ak 45 #108 – 27, Bogotá, Colombia y teléfono: (571) 7422502, es respetuoso de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, sus empleados y proveedores interesados y/o relacionados con los servicios ofrecidos, y los candidatos a posiciones laborales (los Titulares). En la presente Política de Tratamiento de Información (la “Política”) se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga junto con el conocimiento de la presente Política. El presente texto se ha creado como parte de los procesos adoptados para dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), al Decreto 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, entre otros aplicables y relacionados.

 

En esta Política encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales HAYS realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como Titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos

 

2)  Objetivos Generales

 

El objetivo de esta política es desarrollar los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se desarrollan en los siguientes puntos, en concordancia con el Decreto 1377 de 2013:

 

·         Determinación de las finalidades por las cuales se tratarán los datos personales en manos de HAYS.

·         Determinación del tiempo por el que los datos personales serán almacenados, de acuerdo a las finalidades estipuladas por HAYS.

·         Determinación de la ubicación en la que se deberán almacenar los datos personales a cargo de HAYS, la cual haga posible el cumplimiento de los principios de seguridad y de acceso y circulación restringida.

·         Determinación del Responsable del Tratamiento de la información

·         El acceso a datos personales de parte de los funcionarios de HAYS

·         Descripción de los derechos en cabeza de los Titulares, conforme a la Ley 1581 de 2012.

·         Procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos de conocimiento, actualización, rectificación, supresión y revocación.

·         Entrada en vigencia de la presente política de tratamiento de datos personales.

 

3)  Definiciones

 

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

 

-      Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

 

-      Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;

 

-      Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos;

 

-      Política de Tratamiento o Política: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;

 

-      Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a HAYS en virtud de una relación contractual/obligacional.

 

-      Cliente: Toda persona, sea natural o jurídica, que obtenga la prestación de un servicio por parte de HAYS.

 

-      Candidato: Persona natural que remite su hoja de vida, sea de forma directa o a través de un tercero, y demás datos relacionados con su profesión u oficio con el fin de ser tenido en los procesos de selección gestionados por HAYS para sus Clientes, los cuales concuerden con el perfil profesional de la persona.

 

-      Empleado: Persona Natural que preste un servicio a HAYS en virtud de un contrato laboral.

 

-      Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía;

 

-      Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea Empleado, o Cliente, Proveedor, Candidato, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía;

 

-      Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;

 

-      Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;

 

-      Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013, y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

 

 

4)  Responsable del tratamiento de la información.

 

El responsable del tratamiento de la información es HAYS, sociedad comercial, identificada con NIT. 900455728 - 0, ubicada en la Ak 45 #108 - 27. Bogotá, Colombia y teléfono: (571) 7422502. El tratamiento de los datos personales se realiza de manera legítima dentro de los parámetros legales aplicables y sin llevar a cabo alguna actividad que pueda afectar los derechos de los Titulares como tampoco la calidad de los datos personales.

 

5)  Finalidad del tratamiento de datos personales.

 

El tratamiento de los datos personales por parte de HAYS, como Responsable, tiene las siguientes finalidades frente a los datos personales de los Titulares:

 

1.      Empleados

 

HAYS procede con el tratamiento de datos personales de sus empleados para fines relacionados con el desarrollo de su objeto social, la ejecución del contrato, pago de obligaciones contractuales, inclusión de información en bases de datos del Responsable, reporte a autoridades, seguimiento desempeño empleado, cumplimiento de obligaciones laborales, entre otros. En mayor detalle, las finalidades del tratamiento corresponden a:

 

·         Gestión de Nómina

·         Gestión de personal

·         Pago de prestaciones sociales

·         Administración y prevención de riesgos laborales

·         Promoción y gestión de empleo

·         Promoción y selección de personal

·         Reporte a autoridades judiciales y/o administrativas de acuerdo con requerimientos impartidos

·         Remisión de información al empleado en cuanto al objeto social del empleador se refiere

·         Ejecución del contrato suscrito con HAYS

·         Pago de obligaciones contractuales

·         Soporte en procesos de auditoria externa/interna

·         Registro de la información de los empleados en la base de datos de la empresa para fines de circulación en las instalaciones y uso de herramientas tecnológicas

·         Con propósitos de seguridad o prevención de fraude y/o prácticas anticorrupción

·         Entrega y autorización del tratamiento de sus datos personales a terceros Encargados, de acuerdo a lo previsto por la ley aplicable, cuando sea necesario para la continuidad del negocio o uso de herramientas tecnológicas que vayan en pro de la eficiencia, procesos, costos, interconectividad de áreas de la empresa, entre otros. El Encargado ofrecerá medidas de protección adecuadas y podrá estar o no domiciliado en Colombia acorde con la naturaleza del servicio.

·         Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el empleado y HAYS

·         Cualquier otra finalidad de conformidad con la autorización que por usted haya sido otorgada a favor de la Compañía

·         En virtud de la relación que se establezca entre usted y la empresa, ésta recolecta, almacena, usa y transmite o transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia.

·         Comunicación bajo transmisión y/o transferencia sea nacional y/o internacional en el evento de una fusión, consolidación, venta de acciones, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración.

 

Todo lo anterior guarda relación con el cumplimiento de obligaciones a cargo de HAYS como empleador en pro del bienestar, continuidad del empleado y correcta ejecución del vínculo laboral. Igualmente guarda relación con el desarrollo del objeto social de la empresa.

 

 

2.      Proveedores y Clientes

 

HAYS procede con el tratamiento de datos personales de sus proveedores y clientes para fines relacionados con el desarrollo de su objeto social, la ejecución del contrato, pago y cobro de obligaciones contractuales, inclusión de información en bases de datos del Responsable, reporte a autoridades, la obtención de un registro de quienes prestan servicios y venden productos para los pagos y procesos tributarios. En mayor detalle las finalidades del tratamiento corresponden a:

 

·         Gestión contable, fiscal y administrativa

·         Gestión de cobros y pagos

·         Gestión de facturación

·         Gestión de proveedores y clientes

·         Gestión económica y contable

·         Ejecución del contrato suscrito con HAYS

·         Pago y/o cobro de obligaciones contractuales

·         Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma

·         Soporte en procesos de auditoria externa/interna

·         Registro de la información de los clientes y proveedores en la base de datos de HAYS, en lo que corresponda.

·         Con propósitos de seguridad o prevención de fraude y/o prácticas anticorrupción

·         Entrega y autorización del tratamiento de sus datos personales a terceros Encargados, de acuerdo a lo previsto por la ley aplicable, cuando sea necesario para la continuidad del negocio o uso de herramientas tecnológicas que vayan en pro de la eficiencia, procesos, costos, interconectividad de áreas de la empresa, entre otros. El Encargado ofrecerá medidas de protección adecuadas y podrá estar o no domiciliado en Colombia acorde con la naturaleza del servicio.

·         Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el proveedor/cliente y HAYS

·         En virtud de la relación que se establezca entre usted y la empresa, ésta recolecta, almacena, usa y transmite o transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia.

·         Comunicación bajo transmisión y/o transferencia sea nacional y/o internacional en el evento de una fusión, consolidación, venta de acciones, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración.

 

 

3.   Candidatos 

 

·         Envío de sus Datos Personales a los servicios de contratación de HAYS y así facilitar el proceso de selección.

·         Envío de sus Datos Personales a los clientes para solicitar algún puesto de trabajo o para comprobar si cumple con los requisitos para el puesto.

·         Suscripción a alertas sobre trabajos que HAYS considere que al Candidato le pueda interesar.

·         Ofrecerle e informarle sobre sus completos servicios de selección (servicios de selección de personal permanente, temporal, etc.)

·         Desarrollo y promoción de otros productos y servicios y mejorar el servicio de atención al cliente y conseguir que los servicios de HAYS sean más útiles (incluyendo la adaptación de la página Web y las páginas Web del grupo de empresas cuando el Candidato se conecte para enriquecer su experiencia personal online.

·         Para responder a sus preguntas.

·         Para proporcionarle a terceros servicios que el Candidato haya solicitado, como servicios de control de referencias, calificaciones y referencias criminales, verificación de datos personales que ha proporcionado por fuentes externas, evaluaciones psicométricas, o tests de habilidad.

·         A terceros que llevan a cabo funciones en representación de HAYS y que, a su vez, proporcionan servicios, como son los asesores, los consultores de tecnologías de la información que se encargan del buen funcionamiento de los sistemas de negocios de HAYS, empresas de investigación y también socios externos

·         Para agencias de regulación o agencias del orden público si HAYS considera que la ley puede requerir revelar información que pueda ser útil para la resolución de algún delito o para la recaudación de impuestos, siempre que sea para el cumplimiento de cualquier ley o resolución de un tribunal de una jurisdicción competente, o que esté relacionado con procedimientos legales.

 

En caso que el Candidato dé su expresa y previa autorización para inclusión en las bases de datos de HAYS para futuros procesos de selección de acuerdo a lo que en opinión de HAYS se ajuste a su perfil:

 

·         Comparación de la información del Candidato con las vacantes que HAYS considere que le pueden interesar al Candidato.

·         Para enviarte informes detallados, promociones, ofertas, eventos donde establecer contactos de negocios y con clientes, e información general acerca de los sectores que consideremos que te pueden interesar

·         Incluirlo en diferentes procesos de selección que HAYS considere que el Candidato cumple con los requisitos que solicita el Cliente correspondiente.

·         Transferir su información a las demás sociedades del Grupo Empresarial de HAYS, con el fin de ser tenido en cuenta en sus propios procesos de selección fuera de Colombia en la medida en que se ajusten a su perfil profesional.

 

Respecto al Tratamiento de Datos Personales de los Candidatos, HAYS retendrá la información todo el tiempo que sea necesario para cumplir con sus obligaciones contractuales y estatutarias y de acuerdo con sus intereses legítimos como Responsable de Datos Personales.

 

El Candidato tendrá la carga de informar sobre todos los cambios que se produzcan en sus Datos Personales para que HAYS se asegure de que la información de la que dispone está actualizada, y en consecuencia, modificará o eliminará los Datos Personales de acuerdo a la actualización que realice el Candidato.

 

En el momento en que HAYS proceda con la eliminación de Datos Personales, levantará un Acta en el que documente y almacene dicho proceso. Lo anterior lo hará con el fin de llevar control de los Datos Personales que aún trata y de qué Candidatos ya debe eliminar sus Datos Personales de acuerdo a las finalidades para las cuales el Candidato dio su autorización.

 

Si usted nos proporciona Datos Personales, sea como Empleado, Proveedor, Cliente o Candidato; y asimismo, cuando dichos Datos Personales sean obtenidos por HAYS dada su naturaleza de datos públicos, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de  HAYS salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que en dado caso les encomendemos, (iii) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, o (v), según sea requerido o permitido por la ley.

 

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda. En casos donde sea necesaria la subcontratación con terceros para el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

 

Cuando medie autorización para tal efecto, HAYS remitirá la información financiera y crediticia pertinente a Operadores de Información y/o Agencias de Información Comercial, de conformidad con la Ley 1266 de 2008.

 

HAYS remitirá la información a las autoridades gubernamentales o judiciales que repose en sus bases de datos, cuando medie un acto administrativo o una providencia judicial que así lo disponga.

 

6)  Principios para el Tratamiento de Datos Personales.

 

HAYS, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

 

7)  Recolección de Datos Personales.

 

Los datos personales de todas las personas naturales con las que HAYS tiene relaciones, civiles o comerciales, y que serán objeto de recolección son:

 

1.   Proveedores y clientes:

·         Nombre

·         Apellido

·         Dirección de correspondencia

·         Cédula

·         Correo electrónico

·         Actividad económica

·         Empresa donde labora

·         Cargo ocupado en la empresa donde labora

·         Cuentas bancarias (cuando aplique)

 

2.   Empleados

·         Nombre

·         Apellido

·         Cédula

·         Cargo

·         Tipo de contrato

·         Fecha de ingreso

·         Fecha de nacimiento

·         Datos de salud: Exámenes médicos, examen médico de ingreso y egreso

·         Incapacidades médicas

·         Pruebas psicológicas

·         Hoja de vida y datos contenidos en ella

·         Certificado de afiliación a la seguridad social

 

3.   Candidatos

·         Nombre

·         Apellido

·         Número de cédula

·         Teléfono de contacto

·         Correo electrónico

·         Datos profesionales en la hoja de vida

·         Dirección de residencia

 

8)  Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

 

Previa a la recolección de cualquier dato personal no sensible, HAYS contará con la autorización de tratamiento de datos personales de que trata el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, y artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. La referida autorización puede ser obtenida por escrito o por medios electrónicos, en donde el Titular de la información autoriza a HAYS a dar tratamiento a sus datos personales de conformidad con lo previsto en el presente documento.

 

Sin perjuicio de lo anterior, se comunica a los Titulares de los datos personales a tratar que, en caso que los datos correspondientes sean de carácter público, HAYS podrá tratarlos sin previa autorización. A pesar de lo anterior, los datos personales de carácter público serán tratados conforme a las finalidades que se encuentran enlistadas en el punto 5) del presente documento, protegiendo así los derechos constitucionales de los Titulares.

 

De igual forma, HAYS también recolectará y tratará los datos personales que sean requeridos para el cumplimiento de sus obligaciones legales y judiciales, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

 

9)  Conservación de la información

 

La información que repose en archivos electrónicos y físicos, se ubicará únicamente en los computadores corporativos de uso personal y exclusivo de las personas autorizadas para tratar los datos personales dentro de la organización.

 

HAYS ha tomado todas las medidas de seguridad necesarias para mantener la veracidad y calidad de los datos personales. No obstante, los Titulares reconocen que puede darse un caso de pérdida, adulteración, acceso no autorizado o cualquier otra acción que afecte el correcto tratamiento de datos personales. En caso de presentarse alguna de estas contingencias, HAYS comunicará a los Titulares las acciones a tomar para solucionarla. Así mismo, avisará a los Titulares en el momento en que se hayan hecho efectivas las medidas correctivas.

 

10)              Derechos del Titular de la información

 

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos en cabeza del Titular de la información objeto de tratamiento de HAYS son los siguientes:

 

1.   Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HAYS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

2.   Solicitar prueba de la autorización otorgada HAYS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

3.   Ser informado por HAYS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4.   Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

5.   Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al Decreto 1377 de 2013, Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política.

6.   Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto del tratamiento, de acuerdo con lo establecido en el literal c del numeral 2 del artículo 12 del presente documento.

 

 

11)               Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular

 

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

 

HAYS COLOMBIA S.A.S

Ak 45 #108 - 27. Bogotá, Colombia

(571) 7422502

 

En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, usted deberá remitirla al correo electrónico datos@hays.com.co.

 

Su solicitud o petición en relación con sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de cinco (5) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

 

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a HAYS atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la empresa como receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

 

           Modificación de esta Política

 

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente mediante los datos de contacto HAYS, y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

 

Vigencia

 

El presente documento entrará en vigencia a partir del 10 de octubre de 2017,  para lo cual se dará conocer a los Titulares de la información mediante difusión por la página web de HAYS www.hays.com.co

 

Suscribe para constancia,

 

HAYS COLOMBIA SAS