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Guía de actualización para comunicarse en el trabajo

Si quiero contactar a un colega de mi equipo, puedo usar llamadas de voz, videoconferencia, aplicaciones de mensajería, correo electrónico, redes sociales, mensajería interna en línea, etc. Cada uno de estos canales tiene sus propias ventajas, por lo que la mayoría de las personas usa una combinación de todos ellos. Sin embargo – y no digo esto solo porque no califico como Millennial – dos de las formas más efectivas también son las más probadas: el teléfono y el correo electrónico.

Pero la verdad es que hay diferentes momentos para usar el teléfono y el correo electrónico.

 

5 circunstancias en las que debes usar el teléfono

Es mejor llamar a alguien si quiere ser:

1. Claro

Probablemente la mayor ventaja de usar el teléfono para hablar con alguien en lugar de enviar un correo electrónico es que tiene muchas más posibilidades de interpretar correctamente lo que la persona quiere decir. El sarcasmo, por ejemplo, no se traduce bien por correo electrónico; por lo tanto, a menudo es necesario escuchar el tono de voz de alguien para comprender su estado de ánimo y responder en consecuencia. Si necesito la absoluta claridad y transparencia de un cliente sobre lo que necesita de mí, también elegiré llamarlo para que podamos discutir el asunto abiertamente.

2. Directo

Si necesitas inmediatamente un "sí" o "no" sobre algo, el teléfono es la mejor opción. Esta es la forma más eficiente de resolver problemas que serían innecesarios si se comunicaran por correo electrónico. La única desventaja en este caso es que las respuestas instantáneas rara vez son las más consideradas. Usualmente uso el teléfono para hablar con alguien de otro departamento de la compañía, en caso de que necesite aprobación inmediata para un problema menor.

3. Tener una conversación no registrada

Otra circunstancia adecuada para llamar a alguien es cuando deseas explorar de manera informal e indocumentado, un tema o idea. Es posible que desee analizar los resultados insatisfactorios con un cliente, especulando sobre el rendimiento del negocio, pero sin que usted o él quieran que se exprese literalmente; o es posible que desee analizar el salario de un empleado o las perspectivas de promoción.

El uso del teléfono para este propósito puede ser limitado para algunas personas, dependiendo de su profesión; sin embargo, para algunas industrias, es esencial. En mi trabajo, obviamente, tratamos con muchas personas que no necesariamente quieren que su jefe actual sepa que quieren cambiar de trabajo; por lo tanto, las llamadas telefónicas son generalmente preferibles para discutir oportunidades de carrera.

4. Fluido

Es mucho más fácil hablar sobre un documento por teléfono que explicarlo por correo electrónico. Llamar a alguien para discutir un tema permite interacciones constantes y aclaraciones de ciertos aspectos, mientras que discutir un tema particularmente complejo por correo electrónico puede conducir a una discusión aparentemente interminable. Esto es útil para mí, por ejemplo, cuando estoy discutiendo un contrato importante con un cliente.

5. Construir relaciones

Llamar a alguien es sin duda una de las mejores formas de presentarse. También está comprobado que el toque personal que tiene una llamada telefónica genera tasas de respuesta más altas (una tasa de respuesta del 8.21% versus una tasa de respuesta del 0.03% para el correo electrónico, según este estudio) Esta es una estadística relevante para todos los que desean transmitir un mensaje sincero y auténtico, en lugar de uno que sea más probable que se reciba como correo no deseado.

 

5 circunstancias en las que debes enviar un correo electrónico

Es mejor que envíes un correo electrónico a alguien si quiere ser:

1. No invasivo

No siempre es conveniente hablar con alguien por teléfono, ya que puedes estar interrumpiendo su apretada agenda. A menos que confirme por adelantado, las horas en que la persona está disponible, el correo electrónico es la mejor manera de enviar y recibir comunicaciones no urgentes, especialmente si se está comunicando con clientes y colegas de todo el mundo que tienen horarios diferentes de los tuyos.

2. Universal

Los correos electrónicos se pueden responder en el tren, el baño o en restaurantes ruidosos. A diferencia del teléfono, no tiene que tomar medidas para enviarlos y recibirlos, lo cual es una gran ventaja, ya que se espera que muchos de nosotros estemos "de guardia" todo el tiempo. Este y el punto anterior son muy aplicables a mi industria, ya que a un candidato puede no gustarle que lo contactemos por teléfono sobre oportunidades de trabajo mientras aún está en el trabajo.

3. Completo

Si desea una respuesta completa y reflexiva, el correo electrónico es la mejor opción. ¿Está buscando comentarios sobre una hoja de cálculo de costos o un cronograma detallado? El teléfono rara vez satisface sus necesidades. El 65% de nosotros somos aprendices visuales y por lo tanto, cuando se trata de problemas complejos, siempre es mejor definirlos en un documento estructurado.

4. Documentado

A diferencia de las llamadas telefónicas, los correos electrónicos se documentan hasta que los elimine. Esto significa que puede consultarlos y volver a conversaciones anteriores con solo unos pocos clicks. Siempre use el correo electrónico para discutir asuntos relacionados con números, especialmente asuntos monetarios que deben registrarse.

5. Fácilmente interpretable

La ventaja final de los correos electrónicos que he identificado es que, independientemente del idioma de la otra persona o del impedimento del habla que tengan, si lo que dicen está escrito en texto, puede interpretarse. Hays  es una empresa global y por lo tanto, a menudo tengo que comunicarme con personas (por correo electrónico) que no tienen el inglés como lengua materna, por ejemplo.

 

Matthew Dickason
Global Managing Director, Hays Talent Solutions

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